開発本部 コーポレートチームの大村です。
この記事では、PR TIMESの情シス部門であるコーポレートチームの役割や、私たちがどのように社内ITを支えているかについてご紹介します。
PR TIMESの開発本部は、開発チーム、プロダクトチーム、QAチーム、インフラチーム、コーポレートチームの5つのチームがあります。
「PR TIMES、組織変更および人事異動を発表(2023年9月8日付)」より
コーポレートチームは、PR TIMES社内の情報システム部門を担うチームです。
PR TIMESで働く全ての人が、コンピューターリテラシーに関わらず、安心して業務ができる環境を支えています。
担当する業務と役割
コーポレートチームは、PR TIMESの社内ITを維持、強化しながら、トラブルに迅速に対処することで、生産性を高め、サービスを向上させる重要な役割を担っています。
デバイスの維持・管理・保守
コーポレートチームでは、社内で使用する全てのデバイスに関する管理を担当しています。
社員のPCや携帯電話などの貸与端末における設定、貸出、管理、保守業務を行い、セキュリティ対策を徹底しています。システムのアップデートやバージョンアップ、必要な設定変更も積極的に行い、デバイスに問題が発生した場合は、速やかに交換や修理対応を行っています。
デバイス：Windows、macOS、iOS
技術：Intune、Jamf、KDDI Smart Mobile Safety Manager、ISM Cloud One、Crowedstrike falconなど
アカウントの維持・管理
業務のために必要なアカウントも、コーポレートチームで管理しています。
Oneloginのシングルサインオン機能を使って、複数のサービスやツールのアカウントを一元管理しています。
Google Workspace、Microsoft Office、Slack 、box等がOneloginに接続されています。
このほかに、パスワード管理ツールである1Passwordなどが、
2021年の社内IT改善以降、使用されています。
トラブルシューティング
コーポレートチームでは、社内ITに問題が発生した際に、迅速に対応し、解決する社内ヘルプデスクとしての機能も担当しています。
例えばパソコンが動かない、ログインができないなどのトラブルシューティングから、導入しているシステムの使い方や活用方法など、サポートの内容は多岐にわたります。
これらの問題報告や要望に対して、迅速かつ効果的に対応することが求められます。
サポートは基本的にSlackチャットで行われますが、詳細なコミュニケーションが必要な場合や対面が必要な場合もあります。チャットはオープンなチャンネルで行われ、他のユーザーも参照できるようになっています。これにより、問題の解決や知識の共有がスムーズに行われます。
最近では多用な働き方に対応するため、遠隔でのサポートも重要な役割を果たしています。
Chrome リモート デスクトップを使用した遠隔サポートもこの中の一つです。
これにより、リモート環境にあるデバイスやシステムにアクセスし、問題の解決や設定の変更を行うことができるようになりました。
システムの改善・効率化
コーポレートチームでは、社員のITリテラシーに関わらず、同じ環境で効率的かつ信頼性の高い環境を提供するために、改善や効率化に取り組んでいます。
2022年までの導入事例では、OneloginによるSSOの導入、Intune、JamfCloudなどのMDMの導入、エンドポイントセキュリティの刷新、パスワード管理ツール1Passwordの導入などがあります。
これらは導入するだけではなく、活用に向けた改善提案、プロセス改善などが含まれます。
社内情シスとしての品質管理・大切にしていること
コーポレートチームは、PR TIMESのミッションを具現化し、企業全体の成長を後押しするため、主に社内ITの強化や維持に焦点を当てています。
この過程で、チームが大切にしている価値観があります。
それは、単なる技術的な進化だけでなく、人々との協力、持続可能な成長、そして社内外のコミュニケーションの重要性です。これらの要素を融合させ、共に働くことで、チームはより効果的で強力な力を発揮し、組織全体にポジティブな影響をもたらしています。
社内ITは業務負担であってはならない
社内IT整備の主旨は、社員のITリテラシーに依存せず、安全で業務が円滑に進む環境を提供することです。業務を進める際に、社内ITが進展を阻害するような事態は積極的に回避すべきです。
あまりにも厳格なセキュリティ規則は従業員にストレスを与え、創造性や柔軟性を損なうことがあります。逆に、守りやすく、かつ働きやすい環境を提供することで、従業員は仕事に集中しやすくなり、組織全体の生産性が向上します。柔軟性を持ちながらも品質やセキュリティを確保できる簡潔なガイドラインが、効果的な業務遂行に貢献します。
したがって、我々はルールやガイドラインを策定する際に、従業員が自然と遵守しやすく、同時に業務の質を保つことができるバランスを重視しています。安心感や効率性を最大化するために、従業員が働きやすい環境を構築することが組織の成功につながると考えています。
良質なコミュニケーション
情報システム部門において、コミュニケーションは何より重要です。PR TIMESにおけるコミュニケーションは、Open and Flatという言葉で表されるとおり、柔軟で透明性があり、所属や年次に関係なくお互いを尊重するといったスタイルです。
コーポレートチームでは、多くの利害関係者とのコミュニケーションを行う中で、受け手の立場や知識に依存しない効果的な伝えかたを心掛けています。
社員のITリテラシーに依存しないという考え方は、社内ITの整備とも共通しています。
ナレッジを蓄積する
コーポレートチームでは、日々の業務やプロジェクトを通じて得られる知見を積極的に集約し、内外のメンバーと共有しています。これにより、同じ課題に対する解決策やベストプラクティスが広く浸透し、個々の経験や専門知識が全体の成果に結びつきます。
例えばSlackにおける社内サポートの履歴は、すべてのメンバーがいつでもアクセスできる形で残されるため、後に検索した際にスムーズにアクセスできるよう、表記ゆれのない正確な表現を心掛けています。
ナレッジの蓄積は、単なる情報の保管だけでなく、その情報を意味ある形で整理し、使いやすい形に変換することも含みます。
我々はこれを実現するために、Google Siteを使った社内向けナレッジポータルサイトの整備に取り組んでいます。部門ごとに分散しているマニュアルや手順書を集約し、常に最新の情報にアクセスできる状態を保つことで、生産性の向上を図っています。
対応品質の維持にもつながります
コーポレートチームの今後の展望
現在は既存の基盤を活用しながら、業務効率をさらに向上させる戦略や働きづらい箇所の改良について検討中です。
業務効率向上の戦略:
既存の基盤を最大限に活用しつつ、新たなテクノロジーやツールの導入を検討し、業務プロセスを更に効率的に進化させる計画を立てています。これにより、チーム全体がより迅速に業務に取り組み、生産性を向上させることが期待されます。
シャドーITの解消とSSO化の推進:
シャドーITとなっている部分を発掘し、セキュリティを確保しながらシングルサインオン（SSO）の導入を進めていきます。これにより、社内のIT環境を統一し、セキュリティの向上と利便性の向上を同時に実現します。
コミュニケーションの強化と新しい取り組みの発見:
社内のあらゆる部門とのコミュニケーションを一層強化し、他部門との連携を深めることを目指しています。社員からのフィードバックや質問に真摯に向き合い、柔軟で親しみやすいITサポートを提供します。
これにより、新しい業務の効率化や改善点の発見が促進され、より柔軟で効果的な業務遂行が可能になります。
終わりに
今回の記事では、私たちコーポレートチームが日々の業務でどのようにIT環境の維持と向上に尽力しているかをご紹介しました。
使用しているサービスの詳細や活用事例などを、今後も発信していきたいと考えています。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
